PowerPointで文章をキレイに魅せる

PowerPointで文章をキレイに魅せる

読みやすさを考える


前回まではフォントについて、今回からは「文章をキレイに魅せる」そのことについて触れていきます。PowerPointに限らず、オフィス製品のほとんどが、そのデフォルトの設定があまりよろしくありません。

プレゼン資料など「人に何かを伝えるためのもの」であれば、もちろんその中身がとても重要なのですが、見る気が失せてしまう読みにくいものでは、いかに内容が良くても、見てもらう/読んでもらうこと叶わず、無駄になってしまいます。

paragraph_after
上記の図、左の文章を見てみてください。よくいう「ベタ打ち」とまではいきませんが「読み手のことを考えた」とは言い難いものです。

右の文章は、読みやすさを考えて「行間」を設定し、段落を分かりやすくするために「段落後の間隔」が設定されています。段落後の間隔とは、下記のアミがかかった部分(空けると書いてある部分)となります。

paragraph_after2

行間の設定


PowerPointで文章を入力したら、その文字量を見ながら、読み手が読みやすくなるような行間を設定します。デフォルト(何もしていないはじめの状態)の行間は「1行」に設定されていますが、行間がツマリ過ぎていて、文章を読むのが少々困難です。より読みやすくするために、行間設定を変えてみます。

paragraph_config1
上図の順序から「行間のオプション…」を選択し、段落ダイアログを表示させ、行間の設定部分を下記のように変更します。

paragraph_config2
PowerPointで文章を作成する際、まず「極端に短い行はつくらない」ようにします。そして1行の文字量と周りのデザインを見て、読みやすさを意識しながら、ほどよい行間を設定していきます。下図では行間(倍数)を「1.2」と「1.4」に設定しています。

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はじめのベタ打ちと比べると、かなり読みやすくなったのではないでしょうか?下記参考値となりますので、PowerPointで文章を作成する時に参考にしてみてください。

  • 文字量が少ない 1.2〜1.5
  • 文字量が多い  1.5〜1.8

段落後の間隔の設定


段落を一目で分かりやすくするため、段落後の間隔を設定します。下図のように改行を入れただけでは、ひとかたまりの文章に見えてしまいます。

paragraph_config4
行間の設定と同じように「行間のオプション…」を選択し、段落ダイアログを表示させ、今度は段落後の間隔を「10pt」に変更します。

paragraph_config5
段落と段落の間に余白が生まれたため、非常に見やすく、どこで文章の内容が変わるのか、直感的に一目で分かるようになります。さらに見やすく工夫したのが、下記のPowerPointサンプルとなります。

paragraph_config6

PowerPointの行間を極める


PowerPointで文章を作成する際、段落後の間隔や行間の値は、狭すぎず広すぎず、読み手にとって見やすく分かりやすい値を設定してください。コツとして文字量が多くなればなるほど、間隔を広くとっていくと見やすく分かりやすい文章になります。

もしアウトプットが紙なら一度印刷して確認してみる、それくらいこだわってみてはいかがでしょう?


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この記事を書いた人

吉野竜司|Ryuzi Yoshino株式会社アイクラウド 代表取締役CEO

Web2.0に始まるインターネットの可能性と、進化し続けるデバイスのその先を予見し、よりよいサービスや新しいビジネスを模索。

今もっとも気になることは「AppleのIoT」と「キャラメル味のイロイロ」。

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