【PowerPoint】限られた時間で魅せるスライドデザインへ!3ステップで習得する資料作成術

【PowerPoint】限られた時間で魅せるスライドデザインへ!3ステップで習得する資料作成術
今やプレゼンテーションはあらゆる場面で求められるといっても過言ではないでしょう。その中でもビジネス上では、資料作成に費やせる時間が限られていることが多く、時間と闘いながらも伝わる資料に仕上げることが求められます。そこで重要になってくるのが、PowerPointの何を知っていれば効率的に魅せる資料が作成できるのかではないでしょうか。そこで今回は、スライドデザインのテクニックを弊社のスキルマップ(ベーシック、アドバンスト、アニメーション)3段階に沿いながらお伝えします。

この記事の内容

  • ベーシック:押さえておきたいPowerPointの基本的な機能
  • アドバンスド:短時間でできるスライドのデザイン変更テクニック
  • アニメーション:魅せる資料作成に役立つ効果

ベーシック:押さえておきたいPowerPointの基本的な機能


PowerPointは直感的な使い方がしやすいアプリです。そのため、基本をよく知らないまま自己流で使っているというお話をお聞きします。例えば、いざプレゼン資料を作るという段階で、白紙から作るのかあらかじめ用意されているデザイン(テンプレート)を選ぶのかで迷ったという経験や、スライドの設定を変えたいのにどこから操作するのかわからなかったという経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのままでも大きな問題はないのかもしれませんが、PowerPointの基本的な機能を知っておけば、操作にかかる時間を短縮することができます。その分をプレゼンの口頭説明を練る時間や当日のシミュレーションなどに回すことが可能です。もしこの部分に時間がかかりすぎているのであれば、比較的簡単にカットできますので、スキルチェックをおすすめします。

今の時代、わからないことをネットで検索し、解決策やそのヒントを見つけるのは大切なスキルのひとつといえるでしょう。しかし、トレーニングで体系的に学んでおけば、その後、調べたいことや知りたいことがあった場合に、正解にたどり着くまでの時間を早めることができるのではないかと考えます。弊社で学んでいただけるPowerPointの基本操作は次のとおりです。

【はじめに知っておくべき「魅せるためのプレゼン資料作成」テクニック】

  • PowerPointの基本操作
  • アウトラインの利用
  • 文字書式と段落書式
  • オブジェクト作成
  • 表作成
  • 印刷設定

アドバンスド:短時間でできるスライドのデザイン変更テクニック


基本操作ができるようになってくると、次第にスライドのデザイン修正や変更を必要とする場面が多くなるのではないでしょうか。スライドを視覚的にわかりやすくするテクニックともいえるでしょう。具体的には、スライド内の文字が多くて見づらい、もっとも伝えたいメッセージが今ひとつ際立っていないという経験をお持ちの方もいらっしゃることでしょう。

時間に余裕があればいくらでもやり直しができますが、ビジネスシーンでは作業時間が限られていることが多いといえます。そのようなときには、スライドマスターを利用してデザインと盛り込む内容(コンテンツ)を切りわけて考える、伝えたいメッセージを視覚的にわかりやすくする方法を知っていると、短時間でイメージに近いものへと仕上げやすくなります。

資料に盛り込むコンテンツの精査を終えていることが前提となりますが、読みやすさや伝わりやすさを構成するものが何かということを理解しておくと、資料自体の出来映えがよくなると考えます。フォントやレイアウト、配色のテクニック、オブジェクト(写真やイラストなど)、グラフ、動画などの効果的な使い方や使いわけがわかるというレベルです。弊社のアドバンスドトレーニングでは、次のことを取り上げています。

【プレゼン資料をいまの2倍魅せる、効率的に作成するテクニック】

  • スライドマスター
  • ヘッダーとフッター
  • 読みやすさと伝わりやすさ
  • オブジェクトの整理とグループ化
  • グラフ作成
  • マルチメディアデータ(動画)の利用

アニメーション:魅せる資料作成に役立つ効果


プレゼン資料が作れるようになってくると、次はどのようにしてスライドに注目してもらうかが気になるのではないでしょうか。スライドデザインを作り込む部分に該当するかと思います。資料が完成したものの何か足りない、もっと変化を入れて動きのあるスライドにしたいと思ったことがある方も少なくないでしょう。

そのような場合に役立つのは、アニメーションや画面切り替え効果など、スライドにメリハリを与える効果です。PowerPointのアニメーションには、さまざまな動きがありますので、その効果的な使い方や動かす順番の設定方法を知っておくことが役立ちます。画面切り替え効果は、スライドの切り替わりの際の動きをデザインする機能です。

印刷物との違いを踏まえた上で、画面の見え方やプレゼンターの操作に触れ、魅せる資料作成の方法をお伝えします。プレゼンで頭ひとつ飛び出すために需要になってくることと考えます。弊社のアニメーショントレーニングで取り上げるのは、以下の項目です。

【動きで魅せるプレゼンデータ作成テクニック】

  • 紙資料とプレゼンデータの違い
  • 画面切り替え効果
  • オブジェクトアニメーション1(テキスト)
  • オブジェクトアニメーション2(オブジェクトや動く順番)
  • プレゼンターの画面

まとめ


短時間で効率的に、かつ魅せる資料作成をするためのスライドデザインテクニックを、ベーシック、アドバンスド、アニメーションと3つのレベルで見てきました。残るはプレゼンですが、プレゼンを決めるのは作成された資料に加えて会場の熱量といわれます。

本番を迎える前にプレゼンの予行演習をしたいというご要望をたくさんいただく関係で、この一連のPowerPointトレーニングには本番さながらのビデオ撮影付きプレゼンテーショントレーニングもあり、弊社のスキルマップは計4つのレベルで構成されています。

貴社のニーズに合う部分をピックアップしていただくことも、パッケージとして受講していただくことも可能です。弊社の研修はオーダーメイドですので、ご相談はいつでも歓迎します。

また、「ぜんぶオンライン」というお打ち合わせからトレーニング実施まですべてをオンラインでおこなうサービスを新しくご用意しました。こちらにつきましてもお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。ご連絡をお待ちしております。


この記事を書いた人

吉野竜司|Ryuzi Yoshino株式会社アイクラウド 代表取締役CEO

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